Цифровизация бизнес-процессов: что это, зачем и как внедрять

Цифровизация бизнес-процессов – это не просто вариант стратегического развития, а объективная необходимость в условиях современной экономики. Если раньше для роста компании было достаточно повысить уровень обслуживания или снизить цены, то сегодня этого мало. Чтобы бизнес оставался жизнеспособным и сохранял лидерские позиции, необходимо внедрять комплексные инновационные решения во всех направлениях: от производственных циклов до клиентского сервиса.

Аналитики Gartner¹ стабильно относят элементы цифровой трансформации к ключевым технологическим трендам последних лет. Специалисты советуют компаниям фокусироваться на гибком управлении, развитии облачных технологий и интеграции искусственного интеллекта в операционную деятельность.

Что такое цифровизация бизнес-процессов

Цифровизация бизнес-процессов – это глубокое переосмысление и перестройка операционной деятельности компании с помощью современных ИТ-решений². Это не просто замена бумажного журнала на Excel-таблицу, а внедрение технологий, которые меняют саму логику взаимодействия внутри компании и с внешним миром.

Данное определение применимо не только к коммерческому сектору, но и к образованию, медицине и государственному управлению. Цифровизация предполагает совершенствование процессов через обучение сотрудников и внедрение инструментов, которые позволяют принимать управленческие решения на основе данных, а не интуиции. Главная цель – адаптировать бизнес к быстро меняющимся реалиям, минимизировать ошибки и сохранить конкурентоспособность организации в новых условиях.

Чем цифровизация отличается от автоматизации и цифровой трансформации

Многие предприниматели ошибочно используют эти термины как синонимы, однако между ними существуют принципиальные различия в масштабе и целях. Для понимания разницы рассмотрим подробную сравнительную таблицу:

Автоматизация – это технический процесс переноса существующих задач в цифровую среду (например, использование макросов для генерации отчетов). Цифровизация идет дальше: она пересматривает сам процесс, делая его более эффективным за счет новых возможностей технологий. Цифровая трансформация – это высшая ступень эволюции, когда компания начинает работать принципиально иначе, создавая новые цифровые продукты или меняя способ монетизации своих услуг.

Зачем бизнесу цифровизация

Внедрение цифровых решений позволяет компаниям не просто «быть в тренде», а получать конкретные финансовые и операционные преимущества, становящиеся фундаментом роста.

• Рост производительности труда. Автоматизация рутинных и повторяющихся операций позволяет сотрудникам фокусироваться на интеллектуальных и творческих задачах. Роботизация процессов (RPA)³ исключает человеческий фактор в монотонных действиях.
• Снижение операционных затрат. Оптимизация использования ресурсов, сокращение ошибок и радикальное уменьшение бумажного документооборота напрямую влияют на себестоимость продукции или услуг.
• Улучшение клиентского сервиса. Использование алгоритмов ИИ для глубокой персонализации предложений значительно повышает лояльность. Клиенты получают то, что им нужно, в удобное время и через удобные каналы связи.
• Прозрачность управления. Руководители получают мгновенный доступ к аналитике в реальном времени через интерактивные панели (дашборды)⁴, что позволяет оперативно корректировать стратегию и контролировать KPI⁵.
• Аналитика и прогнозирование. Переход от реактивного управления к предиктивному⁶. Анализ больших данных (Big Data)⁷ помогает предсказывать спрос, поведение клиентов и возможные риски.
• Масштабирование бизнеса. Цифровые системы позволяют легко расширять географию присутствия, подключать новых партнеров и обрабатывать растущие объемы заказов без кратного увеличения штата.

Какие процессы цифровизируют в компаниях

Цифровизация охватывает практически все функциональные блоки современного предприятия, превращая их в единый эффективный механизм.

Продажи и CRM

Внедрение CRM-систем (Customer Relationship Management)⁸ – это фундамент цифровых продаж. CRM-системы позволяют управлять всеми данными в одном окне, анализировать каждый этап воронки продаж и эффективность работы менеджеров. Это исключает потерю лидов⁹ и помогает автоматизировать процессы повторных продаж и удержания клиентов.

Кадровые процессы

Современные HR-технологии¹⁰ автоматизируют подбор персонала, онбординг¹¹, обучение и оценку сотрудников. Цифровые профили компетенций помогают быстро находить подходящих кандидатов внутри компании и эффективно планировать кадровый резерв на будущие периоды.

Бухгалтерия и документооборот

Переход на полноценный ЭДО¹² сокращает время согласования документов с нескольких дней до минут. Интеграция с банковскими сервисами и автоматизация налоговой отчетности минимизируют риски штрафов и значительно ускоряют взаиморасчеты с контрагентами.

Логистика и склад

Интеллектуальные WMS-системы (Warehouse Management System)¹³ оптимизируют размещение товаров на складе и сборку заказов. Использование интернета вещей (IoT)¹⁴ позволяет отслеживать перемещение грузов в реальном времени, контролировать условия транспортировки и точно прогнозировать сроки доставки.

Управление и аналитика

Мощные BI-системы¹⁵ собирают данные из всех источников (продажи, склад, производство, финансы) и визуализируют их. Это превращает разрозненную информацию в мощный инструмент для стратегического планирования и быстрого принятия решений.

Уровни цифровизации бизнеса

Процесс цифрового развития компании можно разделить на пять последовательных и логически связанных уровней.

Начальный (Осознание) 

Руководство понимает необходимость перемен. Начинается обучение сотрудников цифровой грамотности, внедряются простейшие инструменты коммуникации и облачные хранилища.

Базовый (Инструментальный)

Внедряются основные системы учета и управления (CRM, ERP¹⁶). Начинается системный сбор первичных данных о клиентах, сделках и внутренних операциях.

Системный (Интеграционный) 

Все ИТ-системы компании объединяются в единый контур. Описываются и оцифровываются основные бизнес-процессы, формируется четкая ИТ-стратегия, синхронизированная с целями бизнеса.

Продвинутый (Предиктивный) 

Компания начинает использовать предиктивную аналитику. Управленческие решения принимаются на основе моделей ИИ, которые предсказывают результаты будущих действий с высокой точностью.

Трансформационный (Экосистемный)

Компания становится цифровым лидером. Используются открытые интерфейсы (API)¹⁷ для интеграции с партнерами, создаются собственные цифровые платформы и экосистемы вокруг бренда.

Основные технологии внедрения

Существуют следующие технологии цифровой трансформации:

• Искусственный интеллект (ИИ) – это свойство компьютерной системы обучаться, принимать решения и действовать подобно человеку. Применение ИИ помогает увеличить производительность труда и снизить операционные расходы во многих экономических сферах.
• Машинное обучение – это способность вычислительной машины отграничивать, анализировать данные и приводить выводы по результатам обработки больших массивов информации. Машинное обучение ускоряет процессы принятия решений в разных отраслях бизнеса.
• Обработка больших данных. Комплекс массивов информации можно обрабатывать специальными инструментами. От качества их сбора и анализа зависит то, как быстро компания адаптируется к меняющимся условиям.
• Роботизация бизнес-процессов. Она позволяет переложить часть рутинных задач с людей на виртуальных сотрудников или ботов, работающих на основе искусственного интеллекта. Роботизация экономит время сотрудников и минимизирует риск ошибок, присущих человеку.
• Облачные технологии – это такие технологии, при которых пользователь получает доступ к интернет-ресурсам компьютерных систем, например, серверов, баз данных, хранилищ. Они имеют массу преимуществ, к примеру, бесперебойность работы, возможность выбрать ресурсы под потребности бизнеса.
• Виртуальная или дополненная реальность. Хотя у многих людей эти технологии ассоциируются с игровой индустрией, они активно используются в процессе цифровизации. Самые известные способы применения виртуальной и дополненной реальности в бизнесе – это электронные копии реальных магазинов и «цифровые» примерочные кабинки.
• Интернет вещей – это система, объединяющая устройства в компьютерную сеть и позволяющая им аккумулировать, анализировать, обрабатывать и передавать данные иным объектам через программу, приложение или устройство.
• Граничные вычисления – это обработка и аналитика данных в непосредственной близости от сети их генерации. Такая технология помогает бизнесу быстро принимать решения на основе предоставленной информации.
• Цифровой двойник – это копии реальных процессов или предметов, визуализированных в цифровом мире. Такую технологию используют, например, в проектировании двигателей, мониторинге взаимоотношений с клиентами.
• Процессная аналитика. Это один из главных инструментов контроля рабочих процессов в ходе цифровой трансформации. Технология позволяет использовать средства из интеллектуального анализа данных, чтобы отладить текущие процессы в бизнесе, анализировать и усовершенствовать их.

Примеры цифровизации в бизнес-процессах

Сельское хозяйство. Компания PwC разработала концепцию точного земледелия, включающую применение разных цифровых решений для управления направлениями сельского хозяйства, в частности определением времени сбора урожая. По информации PwC, использование такой концепции помогает снизить расходы на 10 % и на такой же показатель увеличивает урожайность.

Медицина. Российская компания MedVR создала проект «Виртуальная клиника». Врач надевает особый ранец, датчики на ноги и руки, виртуальные очки и в итоге полноценно погружается в атмосферу медицинского кабинета, в котором могут находиться несколько докторов из разных стран. Технологию используют для обучения специалистов борьбе с новыми заболеваниями.

Торговля. Авторы отчета PwC сообщают, что глобальные лидеры цифрового ритейла – Amazon и AliExpress сосредоточены на интеграции потребительского опыта офлайн-магазинов в их цифровую экосистему.

Добывающая промышленность. Из-за глобализации мировых рынков и усиления требований к экологической части производства конкуренция в сфере добычи полезных ископаемых увеличивается. Это обусловливает необходимость бережного расходования ресурсов предприятиями. Так, компания «Северсталь» использует систему на основе интернета вещей, а также аналитики больших данных, чтобы отслеживать потребление электричества. Специалисты компании заявили, что такое техническое решение повысило качество прогноза электропотребления на 20–25 % в месяц и позволило сэкономить от $10 млн в год благодаря сокращению штрафов, оптимизации закупок и противодействию хищения электричества.

Ошибки при бизнес-цифровизации

Несмотря на выгоды, многие проекты цифровизации сталкиваются с трудностями. Причины неудач:

1. Внедрение без стратегии. Покупка софта без понимания, какие именно бизнес-проблемы он должен решить в конкретной компании.
2. Сопротивление сотрудников. Люди боятся перемен. Без обучения и системы мотивации внедрение будет саботироваться.
3. Выбор сложных систем. Избыточный функционал перегружает процессы и делает работу сотрудников медленнее.
4. Отсутствие аналитики. Сбор данных без их последующей обработки и использования для принятия решений не имеет смысла.
5. Попытка оцифровать всё сразу. Распыление ресурсов ведет к тому, что ни один процесс не завершается. Эффективнее двигаться итерациями.

Главное о цифровизации бизнеса

• цифровизация – это не мода, а базовый инструмент выживания и роста в современной высококонкурентной экономике;
• принципиальное отличие от автоматизации заключается в системном подходе и изменении самой логики и структуры процессов;
• главная ценность цифровизации – возможность принимать обоснованные решения на основе точных данных, а не догадок;
• внедрение должно начинаться с разработки стратегии и работы с корпоративной культурой, а не с выбора и покупки софта;
• успешная цифровизация дает ощутимый рост прибыли, лояльность клиентов и полную прозрачность всех операционных циклов;
• ошибки чаще всего связаны с человеческим фактором, отсутствием четкого плана и попытками внедрить всё одновременно.