От транспортной логистики к цифровой: как устроены процессы и управление поставками

Логистика есть в любой компании, которая закупает сырьё и товары, хранит запасы или отгружает продукцию клиентам. Для этого необязательно иметь отдельный логистический отдел. В небольшом бизнесе поставки может координировать руководитель, закупками заниматься бухгалтер, а остатки контролировать менеджер по таблице.

Расходы на перевозку, хранение и обработку грузов входят в себестоимость продукции. При этом многими операциями по-прежнему управляют вручную: данные собирают из таблиц, статус поставки уточняют по телефону, а сведения из накладных переносят в учётную систему.

Пока объём операций небольшой, такой подход работает. С ростом числа заказов, поставщиков и складов ручное управление начинает давать сбои: запасы растут, транспорт используется неравномерно, сроки срываются, а сотрудники тратят всё больше времени на согласования.

Далее разберём, что такое логистика простыми словами, из каких направлений она состоит, как устроена цепь поставок, какие проблемы возникают чаще всего и что меняет переход к цифровому управлению.

Что такое логистика простыми словами

Логистика — это управление движением товаров, материалов, данных и связанных с ними денежных потоков от поставщика до конечного потребителя.

Вместе с товаром движется информация. Поставщик получает заказ, склад — сведения о будущем поступлении, перевозчик — маршрут и характеристики груза, клиент — данные о сроках доставки. Параллельно идут финансовые операции: авансы, оплата перевозки, таможенные платежи и расчёты с подрядчиками.

Поэтому бытовое понимание логистики как доставки охватывает только один участок процесса. Перевозка отвечает на вопрос, как переместить груз. Логистика рассматривает весь путь и связывает закупку, производство, запасы, склад, транспорт и распределение.

Задачи и функции логистики

На практике функции логистики включают следующие задачи:

• определить потребность в сырье, товарах и материалах;
• выбрать поставщиков и согласовать условия закупки;
• спланировать запасы и не допустить дефицита или затоваривания;
• организовать хранение и обработку грузов на складе;
• выбрать способ перевозки и построить маршрут;
• оформить сопроводительные документы и пройти таможенные процедуры;
• отследить движение груза и передать его получателю;
• посчитать издержки на каждом участке пути.

Все эти задачи связаны между собой. Решение по одной из них меняет расходы и сроки на других участках.

Крупная закупка может снизить цену единицы товара, но потребует больше места на складе и увеличит объём средств, вложенных в запасы. Частые поставки небольшими партиями сокращают остатки, но делают перевозку дороже.

Самый дешёвый перевозчик тоже не всегда даёт минимальные расходы. Если доставка занимает больше времени, компании понадобится дополнительный страховой запас. Поэтому цель логистики — улучшать результат всей цепи, а не отдельной операции.

Принципы логистики

Качество логистики часто оценивают по правилу 7R¹. Компания должна обеспечить:

• нужный товар;
• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в нужное место;
• в нужное время;
• нужному потребителю;
• с приемлемыми затратами.

Выполнение шести условий из семи не означает, что задача решена. Товар может приехать вовремя, но не тому получателю. Заказ можно доставить точно в срок, но с такими расходами, что продажа окажется убыточной.

Между условиями возникают противоречия. Максимальная скорость требует дополнительных затрат. Большой запас повышает доступность товара, но увеличивает стоимость хранения и риск списаний. Экономия на перевозке может привести к срыву сроков.

Поэтому компания определяет, какие условия критичны, а где допустим компромисс. Для скоропортящейся продукции главным ограничением будет срок, для дорогого оборудования — сохранность, а для массовой торговли — стабильное наличие товара.

Виды логистики

Основные виды логистики различаются по участку, которым управляет компания.

В небольшой компании эти функции может вести один человек. С ростом объёмов направления расходятся по отдельным ролям: закупки отвечают за поставщиков, склад — за остатки, транспортный отдел — за перевозки.

При этом функции остаются связанными. Если подразделения оптимизируют свои показатели независимо, общий результат может ухудшиться.

Например

Закупки получат скидку за крупную партию, но склад столкнётся с нехваткой места.

Транспортная логистика

Транспортная логистика организует перемещение грузов между поставщиками, производственными площадками, складами, торговыми точками и клиентами. Именно с этим направлением логистику чаще всего отождествляют.

При выборе перевозчика и маршрута учитывают не только тариф, но и характеристики груза, расстояние, срок доставки, график приёмки, требования к температуре, сохранности и отслеживанию.

Работу перевозки оценивают по нескольким показателям:

• соблюдение сроков;
• стоимость доставки;
• использование грузоподъёмности;
• количество повреждений и потерь;
• время простоя при погрузке;
• доля рейсов с отклонениями;
• точность информации о статусе груза.

Транспортные расходы обычно заметнее других логистических затрат. Но низкая цена рейса не всегда означает экономию. Срыв доставки может остановить производство, оставить магазин без товара или привести к штрафу со стороны клиента.

Как устроена цепь поставок

Цепь поставок показывает путь товара от поставщика сырья до конечного потребителя. В неё могут входить производитель, распределительный склад, перевозчик, магазин или пункт выдачи.

Каждое звено получает товар или информацию, выполняет свою функцию и передаёт результат дальше. Если поставщик задержал сырьё, производство не выполнит план, склад позже получит товар, перевозчик не выйдет в рейс, а клиент столкнётся с переносом доставки.

Поэтому управлять отдельными участками недостаточно. Решение, выгодное для одного подразделения, может ухудшить результат всей цепи.

Управление отдельными участками отличается от управления цепью целиком. Закупки могут снижать цену, склад — стремиться к максимальной загрузке, транспортный отдел — сокращать стоимость рейса. Управление цепью поставок, или SCM², оценивает общий результат: срок выполнения заказа, уровень запасов, надёжность и совокупные затраты.

Отдельная сложность — эффект хлыста³. Небольшое изменение спроса у потребителя вызывает всё более сильные колебания заказов вверх по цепи. Магазин увеличивает заявку для подстраховки, дистрибьютор заказывает ещё больше, а производитель наращивает закупку сырья.

В результате небольшое изменение продаж приводит к избыточным запасам. Снизить этот эффект помогают общие данные о спросе, единый прогноз и прозрачность остатков.

Основные проблемы в логистике

Частые проблемы в логистике:

• спрос прогнозируют по прошлому году, поэтому одних товаров слишком много, а других не хватает;
• данные о запасах и отгрузках находятся в разных системах и таблицах;
• сопроводительные документы обрабатывают вручную;
• статус груза узнают по телефону, а о срыве срока — постфактум;
• маршруты и загрузку транспорта планируют по опыту;
• себестоимость доставки по направлениям не посчитана;
• при сбое у поставщика нет запасного сценария;
• на пиках спроса не хватает склада и транспорта.

Общая причина — отсутствие целостной картины. Каждый участник видит только свой участок, данные обновляются с задержкой, а отклонения обнаруживают слишком поздно.

Дополнительные сотрудники могут временно ускорить обработку заявок, но количество ручных операций продолжит расти вместе с бизнесом. Для устойчивого управления нужно собрать данные, описать процессы и определить показатели. Только после этого можно понять, какие технологии логистики помогут сократить потери.

От транспортной логистики к цифровой

При ручном подходе управление зависит от опыта сотрудников. Специалист помнит, какой перевозчик обычно не срывает сроки, какой маршрут удобнее и сколько товара стоит заказать к сезону. Часть этих знаний хранится в переписке и личных таблицах.

При цифровом подходе правила фиксируют в системе, а решения принимают на основе данных о заказах, остатках, сроках и ресурсах. Статус процесса виден участникам, отклонения фиксируются автоматически, а повторяющиеся действия выполняются без ручного переноса информации.

Основные классы систем закрывают разные контуры:

• TMS⁴ (система управления перевозками) помогает планировать перевозки, маршруты и загрузку транспорта;
• WMS⁵ (система управления складом) управляет приёмкой, размещением, хранением и отгрузкой;
• ERP⁶ (планирование ресурсов предприятия) связывает закупки, производство, запасы, продажи и финансы;
• системы электронного документооборота передают документы между участниками;
• аналитические решения прогнозируют спрос и помогают планировать ресурсы.

Цифровизация не заменяет управление. Система делает процесс наблюдаемым и измеримым: показывает, где находится заказ, почему возникло отклонение и как решение повлияло на сроки и расходы.

Сотрудник при этом не собирает информацию вручную, а контролирует исключения и принимает решения в нестандартных ситуациях.

Какие задачи логистики закрывают цифровые решения

Цифровые решения связывают данные о спросе, заказах, остатках, перевозках и документах. Их задача — не просто заменить таблицы программой, а улучшить конкретный процесс.

Автоматизировать имеет смысл процесс, который уже описан и измеряется. Если порядок действий не определён, система воспроизведёт существующие расхождения быстрее и в большем масштабе.

Перед внедрением нужно определить:

• границы процесса;
• ответственных за этапы;
• используемые данные;
• правила принятия решений;
• показатели результата;
• отклонения, которые требуют участия человека.

После этого технологии можно связать с конкретными проблемами: неточным планированием закупок, ручным распределением транспорта, задержками документов или отсутствием прозрачного статуса поставки.

Прогнозирование спроса

Прогнозирование спроса помогает определить, сколько товара понадобится, в каких точках и в какие сроки. На основе прогноза компания планирует закупки, производство, запасы и транспорт.

Модель может учитывать историю продаж, сезонность, промоакции, цены, ассортимент, остатки, календарные события и особенности регионов. При большом ассортименте она последовательно обрабатывает больше взаимосвязанных факторов, чем эксперт при ручном расчёте. Однако точность всё равно зависит от качества данных и настроек.

Для склада прогноз означает более обоснованный уровень запасов. Для транспорта — возможность заранее планировать объём рейсов. Для финансов — сокращение средств, замороженных в избыточных остатках.

Решение «Прогнозирование спроса» Сбер2В ИИ помогает планировать запасы, логистику и оборачиваемость товара на основе ожидаемого спроса.

Автоматизация операций

Системе можно передать повторяющиеся действия:

• распределение заказов между складами;
• выбор маршрута по заданным ограничениям;
• планирование загрузки транспорта;
• контроль сроков;
• уведомления о статусах;
• проверку обязательных данных;
• передачу задания следующему участнику;
• фиксацию отклонений.

Автоматизация полезна в процессах с большим количеством однотипных операций. Система применяет одинаковые правила, не пропускает обязательные этапы и сохраняет историю действий.

Нестандартные решения остаются у человека. Сотрудник подтверждает замену поставщика, выбирает сценарий при серьёзном сбое или согласует дополнительные расходы.

На странице решений Сбер2В ИИ для логистики представлены цифровые сценарии для отрасли. При выборе решения важно заранее определить процесс и показатель, который должен измениться после внедрения.

Распознавание документов

Логистический процесс сопровождают накладные, счета, акты, транспортные и таможенные документы. Данные из них используют склад, бухгалтерия, перевозчик и заказчик.

При ручной обработке сотрудник находит нужные поля и переносит сведения в систему. Ошибки возникают из-за опечаток, разного расположения данных и низкого качества сканов. Неверная или несвоевременная информация может задержать отгрузку.

Распознавание документов автоматически извлекает из сканов и фотографий реквизиты, даты, номера, позиции и суммы. Затем данные проверяют и передают в учётную систему.

Это помогает:

• сократить ручной ввод;
• ускорить обработку документов;
• уменьшить количество ошибок;
• упростить поиск;
• ускорить обмен данными между участниками.

Сценарий зависит от форматов документов и требований к проверке данных.

С чего начать цифровизацию логистики

Переход к цифровому управлению проводят поэтапно:

1. Описать процессы как есть — от заявки поставщику до отгрузки клиенту.
2. Зафиксировать текущие показатели: сроки, издержки и долю срывов.
3. Найти участок с наибольшими потерями и начать с него.
4. Собрать данные в одном месте и привести их к единому виду.
5. Выбрать решение под конкретную задачу.
6. Запустить пилот на одном направлении или складе.
7. Сравнить показатели с исходными и посчитать эффект.
8. Обучить сотрудников и перевести процесс в постоянный режим.
9. Масштабировать решение на остальные участки цепи.

Пилот ограничивает риски и помогает проверить гипотезу на реальных данных. Компания видит, подходит ли технология, хватает ли качества информации и как меняется работа сотрудников.

Типичные ошибки при работе с логистикой

Расходы растут, а сроки не сокращаются, когда компания:

• считает логистику вспомогательной функцией и не измеряет её показатели;
• оптимизирует участки по отдельности;
• выбирает решение только по цене перевозки;
• планирует запасы по остаткам, а не по прогнозу спроса;
• внедряет систему в неописанный процесс;
• ведёт данные в таблицах без единого справочника;
• не предусматривает запасного поставщика и маршрут;
• не сравнивает результат с показателями до внедрения.

Общая причина — отсутствие управления цепью целиком. Подразделения решают локальные задачи, данные не согласованы, а результат оценивают по отдельным операциям.

Рабочая система связывает спрос, закупки, производство, склад, транспорт и распределение. Изменения нужно оценивать по общему результату: сроку выполнения заказа, уровню запасов, надёжности и совокупным затратам.

Главное о логистике

1. Логистика управляет не только перевозкой, но и материальными, информационными и финансовыми потоками.
2. Закупки, производство, склад, транспорт и распределение связаны между собой.
3. Качество логистики оценивают по товару, количеству, качеству, месту, сроку, получателю и затратам.
4. Сбой в одном звене цепи поставок отражается на последующих участниках.
5. Цифровое управление делает процессы наблюдаемыми и помогает раньше находить отклонения.
6. Переход начинают с описания процессов, исходных показателей и пилота на одном участке.
7. Автоматизировать можно только описанный и измеримый процесс. Иначе компания ускорит существующий беспорядок.

Для цифровизации цепочек поставок Сбер2В ИИ предлагает решения для логистики и прогнозирование спроса. Перед внедрением можно провести анализ процессов в рамках операционного и ИИ-консалтинга.