BPMN: что это такое, как работает нотация и зачем она нужна для моделирования бизнес-процессов

В любой компании есть бизнес-процессы, даже если их никто не описывал. Заявка проходит через несколько отделов, договор согласуют по почте, а порядок отдельных действий хранится в памяти опытного сотрудника.

Пока процесс не представлен на схеме, участники понимают его по-разному. Руководитель видит общий результат, исполнитель — свой участок, а разработчик не понимает, какие правила нужно перенести в информационную систему. Такой процесс сложно обсуждать, измерять и автоматизировать: непонятно, где он начинается, кто отвечает за каждый шаг и почему возникают задержки.

BPMN¹ помогает представить работу в виде единой графической модели, понятной руководителю, аналитику и разработчику. Далее разберем, что такое BPMN, из каких элементов состоит BPMN-диаграмма, как построить модель по шагам и найти с ее помощью точки автоматизации и внедрения искусственного интеллекта (ИИ).

Что такое BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation — модель и нотация² бизнес-процессов) — это стандартный графический язык для описания последовательности действий внутри процесса.

BPMN показывает не структуру компании, а ход работы: что запускает процесс, кто выполняет действия, в каком порядке они идут, при каких условиях маршрут меняется и чем все заканчивается. Например, схема BPMN может показать путь заявки от поступления до подписания договора: прием обращения, проверку данных, согласование условий и подготовку документов.

У каждого элемента есть установленное значение. События обозначают начало, изменение или завершение процесса. Действия показывают работу сотрудника или системы. Шлюзы³ управляют ветвлениями, а стрелки — последовательностью шагов и обменом сообщениями. Пулы и дорожки⁴ помогают разделить участников и зоны ответственности.

BPMN — открытый международный стандарт, который развивает консорциум Object Management Group (OMG)⁵. Он не привязан к конкретному редактору. Единые обозначения позволяют одинаково понимать модель, хотя корректность переноса между программами зависит от полноты поддержки стандарта.

Зачем нужна нотация BPMN

Бизнес-процесс в BPMN описывают не ради самой диаграммы. Нотация превращает неформальный порядок работы в модель, которую можно обсуждать, проверять и улучшать.

BPMN позволяет:

• одинаково зафиксировать процесс для заказчика, аналитика и разработчика;
• увидеть лишние согласования, повторные проверки и простои;
• разграничить ответственность между участниками;
• подготовить основу для технического задания и автоматизации;
• обучать сотрудников по понятной схеме;
• измерять длительность этапов, возвраты и отклонения;
• готовить исполняемые модели для BPMS⁶-систем.

Главная ценность нотации — единое представление о процессе. Вместо разных устных версий команда получает конкретную модель с участниками, действиями и условиями. На ее основе можно отделить полезные этапы от лишних и только после этого выбирать способ автоматизации.

Схема также фиксирует договоренности. Если порядок работы меняется, команда обновляет модель, а не передает новые правила устно. Это снижает зависимость от отдельных сотрудников и упрощает масштабирование процесса на другие подразделения.

BPMN 2.0: история стандарта и текущая версия

Первую версию BPMN выпустила организация Business Process Management Initiative в мае 2004 года. В 2006 году нотация перешла под управление Object Management Group.

Версия BPMN 2.0 была опубликована в декабре 2010 года. Вместе с ней изменилась расшифровка названия: Business Process Modeling Notation стала Business Process Model and Notation. Стандарт начал описывать не только внешний вид диаграмм, но и структуру моделей, семантику выполнения процессов и формат обмена между программами.

Актуальная формальная версия — BPMN 2.0.2, опубликованная в январе 2014 года. Она уточняет правила построения и исполнения моделей. Нотация также закреплена как международный стандарт ISO/IEC 19510:2013.

BPMN 2.0 подходит и для простой визуализации процесса, и для детальной модели, которую после настройки можно исполнять в программной системе. При этом обычная бизнес-схема и исполняемая модель решают разные задачи: первая помогает договориться о логике, вторая требует точных условий, данных и технических параметров.

Из чего состоит BPMN-диаграмма

Основу BPMN-модели составляют события, действия, шлюзы, потоки, участники и дополнительные данные.

Для базовой схемы обычно достаточно около десяти распространенных символов. Полный набор нужен при описании исключений, взаимодействия нескольких процессов и подготовке модели к исполнению.

Перегруженная диаграмма читается хуже простой, поэтому детализация должна соответствовать задаче. Руководителю важны основные этапы и участники, аналитику — исключения, сроки и данные, а разработчику — точные условия и технические параметры.

События, действия и шлюзы: как задается логика процесса

События показывают, что происходит с процессом. По положению они делятся на:

• начальные — запускают процесс;
• промежуточные — возникают во время выполнения;
• завершающие — фиксируют результат или причину окончания.

Тип события обозначают значком внутри круга. Сообщение связано с получением или отправкой информации, таймер — со сроком, ошибка — с исключительной ситуацией, условие — с изменением данных или выполнением правила.

Действие — единица работы. Если шаг не нужно делить, его показывают как задачу: например, «Проверить реквизиты». Если внутри есть отдельная последовательность, используют подпроцесс. Так, проверка контрагента может включать сбор сведений, анализ ограничений и подготовку заключения.

Шлюзы разделяют и объединяют потоки:

• эксклюзивный выбирает одну ветку;
• параллельный запускает все ветки одновременно;
• включающий запускает одну или несколько веток, условия которых выполнены.

Шлюз не выполняет проверку и не создает данные. Сначала сотрудник или система получает результат, например определяет полноту документов, а затем шлюз направляет процесс по заданному условию. Если условия веток не подписаны, схема остается неоднозначной.

Моделирование BPMN по шагам

1. Определить границы: где процесс начинается, заканчивается и что считается результатом.
2. Выделить участников: внешние стороны показать пулами, роли и отделы — дорожками.
3. Выписать основной маршрут от начального до завершающего события.
4. Добавить ветвления и подписать условия переходов.
5. Расставить события: сообщения, сроки, ошибки и другие изменения.
6. Подключить данные и документы, которые шаг получает и создает.
7. Проверить, что все ветки продолжаются или завершаются.
8. Согласовать схему с сотрудниками, которые выполняют процесс на практике.

Первую BPMN-модель обычно строят в формате «как есть». Она фиксирует реальную работу вместе с возвратами, задержками и ручными действиями. После анализа создают целевую модель «как должно быть»: убирают лишние этапы, меняют последовательность и определяют кандидатов на автоматизацию.

Важно не подменять текущий процесс желаемым. Если на первой схеме сразу показать идеальный порядок, причины задержек и ошибок останутся скрытыми, а команда не сможет оценить эффект изменений.

Схема BPMN: пример обработки заявки клиента

Процесс начинается событием «Поступила заявка». Затем сотрудник или система выполняет задачу «Проверить полноту данных». Эксклюзивный шлюз «Данные полные?» направляет заявку по одной из двух веток.

Если сведений недостаточно, компания запрашивает документы и ожидает сообщение от клиента. После получения данных заявка возвращается на проверку. Если комплект полный, параллельный шлюз одновременно запускает задачи «Проверить контрагента» и «Подготовить коммерческое предложение».

После завершения обеих задач второй параллельный шлюз объединяет ветки. Компания направляет предложение клиенту и ожидает ответ. Если ответ получен вовремя, условия согласовывают и процесс завершается. Если ответа нет три дня, граничное событие-таймер прерывает ожидание и переводит процесс к завершению или напоминанию клиенту.

Уже на этой схеме видно, что проверку контрагента и подготовку предложения можно выполнять параллельно. Проверка обязательных полей и наличия документов также подходит для автоматизации. Если обращение поступает в свободной форме, ИИ может извлекать из текста сведения и классифицировать заявку.

На диаграмме видны не только действия, но и ожидание. Часто основное время процесса уходит не на саму работу, а на переходы между исполнителями и ожидание ответа. Именно эти участки могут дать быстрый эффект при оптимизации.

Уровни моделирования и типичные ошибки

Стандарт выделяет три подкласса соответствия моделей:

1. Описательный уровень показывает ключевые действия, участников и основные ветвления. Он подходит руководителям и бизнес-заказчикам.
2. Аналитический уровень добавляет исключения, возвраты, разные типы задач и данные. Его используют для поиска проблем и проектирования целевого процесса.
3. Общий исполняемый уровень предназначен для модели, которую готовят к запуску в программной системе. Здесь формально задают условия, события, данные и технические параметры. Одной диаграммы обычно недостаточно: нужны настройки конкретной BPMS-платформы.

Частые ошибки:

• нет начального или завершающего события;
• ветка обрывается;
• у шлюза не подписаны условия;
• разные роли объединены в одну дорожку;
• независимые участники помещены в один пул;
• схема показывает структуру компании, а не ход работы;
• технические подробности перегружают обзорную модель;
• процесс не согласован с исполнителями.

Хорошая BPMN-схема соответствует своей цели и читается без обязательных пояснений автора. По ней должно быть понятно, где процесс начинается, кто отвечает за действия, по каким условиям меняется маршрут и каким результатом все заканчивается.

Чем BPMN отличается от других нотаций процессов

BPMN — не единственный способ описывать работу компании. Для моделирования также используют IDEF0⁷, EPC⁸, диаграммы деятельности UML⁹ и DMN¹⁰.

IDEF0 отвечает на вопрос «что делает система», а BPMN — «как выполняется процесс». EPC показывает цепочку событий и функций, а UML Activity чаще используют при проектировании программных систем.

DMN дополняет BPMN. На диаграмме остается сам шаг принятия решения, а правила выносятся в отдельную таблицу или модель. Это помогает не перегружать процесс большим количеством шлюзов и условий.

BPMN считается стандартом де-факто для диаграмм бизнес-процессов. Его преимущество — сочетание понятной графической формы и формальной семантики. При этом не каждая схема исполняется автоматически: модель должна быть достаточно детализирована и настроена в программной среде.

Как BPMN помогает найти точки автоматизации и внедрения ИИ

Описанный процесс становится картой кандидатов на автоматизацию. На схеме видно, где сотрудники вручную вводят данные, ждут согласования, повторяют действия или обрабатывают большой поток обращений.

Основные направления:

• Обработка заявок. Система проверяет обязательные поля, маршрутизирует обращения и фиксирует результат. ИИ может извлекать данные из текста и документов.
• Согласования. Программа передает документ следующему участнику, контролирует сроки и запускает независимые проверки параллельно.
• Клиентская поддержка. ИИ-агенты¹¹ отвечают на типовые вопросы с опорой на базу знаний и передают сложные случаи специалисту.
• Внутренние операции. Автоматизируются перенос данных, подготовка документов, сверки и регулярные отчеты.
• Аналитика процесса. Система собирает сроки, возвраты и причины отклонений, а аналитические модели помогают находить повторяющиеся проблемы.

ИИ нужен не везде. Если действие полностью описывается четкими правилами, достаточно обычной автоматизации. Искусственный интеллект полезнее при работе с неструктурированными текстами, документами, голосовыми обращениями и большими объемами разнородных данных.

Без модели можно автоматизировать отдельный шаг, но есть риск ускорить лишнее действие или закрепить ошибку. Поэтому сначала строят процесс «как есть», затем проектируют вариант «как должно быть» и только после этого выбирают инструмент.

В этом контексте BPMN связана с решениями Сбер2В ИИ. На странице представлены ИИ-решения для бизнеса, которые можно применять на отдельных этапах процессов. Для обработки обращений, поиска информации в корпоративных знаниях и подготовки ответов можно использовать ИИ-агентов. Если процесс включает звонки и работу операторов, речевая аналитика помогает анализировать коммуникации и находить проблемные участки обслуживания.

Материалы о повышении операционной эффективности и поиске узких мест в процессах представлены на странице. При этом сначала необходимо описать и оптимизировать процесс, а затем выбирать подходящий инструмент — иначе компания рискует автоматизировать лишние действия и существующие ошибки.

Главное о BPMN:

1. BPMN — открытый международный стандарт описания бизнес-процессов под управлением Object Management Group.
2. BPMN 2.0 позволяет создавать как обзорные, так и исполняемые модели.
3. Диаграмма строится из событий, действий, шлюзов, потоков, пулов и дорожек.
4. Моделирование начинают с процесса «как есть», после чего проектируют целевой вариант «как должно быть».
5. BPMN показывает, как выполняется процесс, IDEF0 — что делает система, а DMN — по каким правилам принимаются решения.
6. Описанный процесс помогает увидеть повторяющиеся действия, простои, лишние согласования и точки автоматизации.

BPMN не улучшает процесс сама по себе. Ее задача — сделать работу компании видимой и понятной, чтобы команда могла определить, что нужно изменить, какие этапы автоматизировать и где применение искусственного интеллекта даст практический результат.